🗄️ Porozumění archivaci kontrol
Co je archivace kontrol?
Archivace je bezpečnostní funkce, která přesouvá dokončené kontroly do zabezpečeného virtuálního trezoru. Díky ní zůstává váš aktivní dashboard uspořádaný a zároveň je zachován přístup k historickým screeningovým datům.
Poznámka: Archivace byla zavedena pro všechny kontroly od 1. června 2025, aby se zvýšila bezpečnost a ochrana dat v systému.
Jak archivace funguje
Změna stavu
Když je kontrola archivována:
- Stav se změní na ARCHIVED
- Kontrola je viditelná pouze v sekci Archiv
- Sekce Archiv funguje jako virtuální trezor vaší organizace
Metody archivace
Ruční archivace
Kontroly můžete ručně archivovat z:
- obrazovky Dashboard
- obrazovek Detail objednávky
Automatická archivace
Kontroly se automaticky archivují podle plánovače:
- Výchozí: 60 dní po dokončení (pro všechny organizace)
- Přizpůsobitelné: Organizace mohou tuto dobu zkrátit na kartě Governance v Nastavení organizace
- Nelze prodloužit nad 60 dní
Způsobilost
Archivovat lze pouze DOKONČENÉ kontroly. Patří sem kontroly s výsledkem:
- Clear
- Consider
- Expired
Dopad archivace
Co se mění
- Viditelnost v Dashboardu: Archivované kontroly se již nezobrazují v hlavním Dashboardu
- Umístění: Kontroly se přesunou do vyhrazené sekce Archiv
- Nezvratnost: Tento krok nelze vrátit zpět
Co zůstává k dispozici
- Reporty: Pro archivované kontroly lze stále generovat reporty
- Přístup k datům: Informace uvnitř kontroly zůstávají dostupné
- Uchovávání dat: Data jsou zachována, dokud uplynutí retenční doby nespustí automatické smazání
Přístup k archivovaným kontrolám
Navigace
Chcete-li zobrazit archivované kontroly:
- Přejděte na stránku Objednávky
- V nabídce zvolte Archiv
- Procházejte své archivované kontroly ve virtuálním trezoru
Funkce sekce Archiv
Sekce Archiv nabízí:
- Kompletní přehled všech archivovaných kontrol
- Možnosti vyhledávání a filtrování
- Volby pro generování reportů
- Bezpečné uložení historických screeningů
Důležité aspekty
Nevratný proces
⚠️ Upozornění: Archivace je trvalá. Archivované kontroly nelze přesunout zpět do aktivního dashboardu.
Životní cyklus dat
- Aktivní: Kontrola probíhá nebo byla nedávno dokončena
- Archivováno: Přesunuto do zabezpečeného trezoru (ručně nebo automaticky)
- Uchováno: Data jsou zachována podle nastavení retenční doby
- Smazáno: Data jsou po uplynutí retenční doby odstraněna
Správa nastavení archivu
Přizpůsobení doby automatické archivace
- Přejděte do Nastavení organizace
- Klikněte na kartu Governance
- Upravte dobu automatické archivace (lze pouze zkrátit z výchozích 60 dní)
- Uložte změny
Osvědčené postupy
Pravidelná archivace
- Každý měsíc archivujte dokončené kontroly, aby byl dashboard přehledný
- Pro citlivé nebo prioritní kontroly použijte ruční archivaci
- Nastavte dobu automatické archivace podle potřeb vašich revizí
Před archivací
- Ujistěte se, že jsou dokončeny všechny potřebné revize
- Stáhněte si reporty potřebné k okamžitému přístupu
- Potvrďte, že zainteresované strany výsledky zkontrolovaly
Strategie archivu
- Nechte nedávné/aktivní screeningy v hlavním dashboardu (30–45 dní)
- Starší dokončené kontroly archivujte pro dlouhodobé uložení
- Pro vysoké objemy screeningu použijte kratší dobu automatické archivace
Časté otázky
Mohu znovu získat archivovanou kontrolu?
Ano, archivované kontroly můžete kdykoli zobrazit v sekci Archiv. Do hlavního dashboardu je však vrátit nelze.
Co se stane s archivovanými kontrolami po vypršení retenční doby?
Záznam o kontrole v archivu zůstane, ale osobní údaje jsou odstraněny podle vaší retenční politiky.
Mohu archivovat nedokončené kontroly?
Ne, archivovat lze pouze dokončené kontroly (včetně těch s vypršenou platností). Aktivní nebo čekající kontroly musí být nejprve dokončeny nebo vypršet.
💡 Tip: Využívejte archivaci strategicky, abyste udrželi čistý a efektivní dashboard a zároveň splnili zásady správy dat. Zvažte nastavení doby automatické archivace tak, aby odpovídala vašemu obvyklému cyklu revizí – pokud provádíte revize týdně, může být vhodná 30denní automatická archivace.