📦 Zadání hromadné objednávky

Hromadné objednávky vám umožní prověřit více subjektů najednou.

Když potřebujete prověřit víc než jednoho nebo dva lidi najednou, například při nástupu nové skupiny zaměstnanců, periodickém přescreenování stávajícího týmu nebo zpracování subjektů získaných při akvizici, je cesta přes Bulk order výrazně rychlejší než zakládat subjekty po jednom. Vložíte seznam, Scaut ho načte, a zbytek průvodce s ním pracuje jako s jednou zakázkou.

Jak se sem dostat

Na Domovské stránce najděte v horní části panel Start an assessment. Klikněte na typ subjektu, který chcete prověřit: Candidate, Employee a podobně. Tato volba určuje, které rozsahy a prověrky budou v dalších krocích k dispozici.
Otevře se průvodce zakázkou se šesti kroky v horní liště: Type, Scope, Subjects, Countries, Checks a Review. Krok Type je už odškrtnutý, protože jste typ zvolili na domovské stránce. Tlačítkem Back se kdykoliv vrátíte zpět, tlačítko Continue vpravo nahoře vás po validním vyplnění posune na další krok.

Krok 1: Type

Hotovo. Dlaždice typu, kterou jste klikli na domovské stránce, platí pro celou zakázku. Všechny subjekty v hromadné zakázce sdílejí stejný typ, takže hromadný běh jsou vždy buď samí kandidáti, nebo samí zaměstnanci, nikdy mix.

Krok 2: Scope

V tomto kroku určujete, co se bude prověřovat. Objevují se zde dva druhy rozsahů:

Vlastní balíčky pojmenované podle konkrétního použití nebo klienta. Jsou to předkonfigurované sady, na kterých se vaše organizace dohodla, a popis pod každou dlaždicí přesně uvádí, co obsahují (ID & Identity, Sanctions & Watchlists, Trade Licence atd.).
Standardní rozsahy seskupené do kategorií jako Financial & Credit, Business and Conflict of Interest a další. Jde o stavební bloky, ze kterých se vlastní balíčky skládají. Lze je použít samostatně, pokud žádný balíček přesně neodpovídá.

Zaškrtněte jeden nebo více rozsahů. Počítadlo 1 scope selected a tlačítko Clear selection v horní části vám pomohou udržet přehled. Klikněte na Continue.

Krok 3: Subjects (hromadná část)

Právě v tomto kroku se hromadná zakázka liší od jednotlivé. V horní části kroku jsou dvě záložky:

Single subject: jeden formulář, jeden člověk.
Bulk order: vložení dat pro více lidí najednou.

Přepněte na Bulk order.

Přepínač Invite the subject

Nad záložkami je přepínač Invite the subject. Když je zapnutý, Scaut každému člověku ze seznamu pošle e-mailem dotazník a osoba si vyplní vlastní údaje. Když je vypnutý, údaje doplníte vy. Volba je nezávislá na hromadné nebo jednotlivé zakázce, ale u hromadné má praktický dopad: pokud zamýšlíte subjekty zvát, často stačí minimum (jméno a e-mail), protože zbytek doplní subjekt sám.

Příprava dat

Karta Bulk subject data ukazuje sloupce, které Scaut očekává:

given-name (povinné)
family-name (povinné)
date-of-birth (volitelné)
email (volitelné, ale nutné, pokud subjekty zvete)
phone (volitelné)
language (volitelné, určuje jazyk komunikace se subjektem)
job-title (volitelné)

Nejrychlejší cesta ke správnému formátu je tlačítko Download template v pravém horním rohu karty. Stáhne se tabulka s hotovými hlavičkami. Vyplňte ji řádek po řádku v Excelu, Numbers, Google Sheets nebo libovolném nástroji, který umí export do CSV či TSV.

Vložení dat

V tabulce vyberte všechny řádky včetně hlavičky.
Zkopírujte.
Klikněte do velkého textového pole na kartě Bulk subject data a vložte. Přijímají se formáty CSV, TSV i JSON, takže přímé vložení z libovolné tabulky funguje bez konverze.

Po vložení se hned pod polem objeví tabulka Preview ukazující, jak Scaut každý řádek interpretoval, s pořadovými čísly vlevo. Před pokračováním ji zkontrolujte. Co si všímat:

Správný počet řádků. Pokud nějaký chybí, CSV pravděpodobně obsahovalo prázdný oddělovač nebo zbloudilý řádek. Jména a e-maily ve správných sloupcích.
Pokud se posunuly, hlavička se patrně neshoduje s očekávanými názvy.
Telefonní čísla zachovaná jako text. Pokud tabulka odstranila úvodní nulu, opravte ji ve zdroji a vložte znovu.

Když náhled vypadá správně, klikněte na Continue.

Krok 4: Countries (Země)

Většina prověrek je vázaná na konkrétní jurisdikci, takže Scaut potřebuje vědět, ve které zemi se mají u jednotlivých subjektů provádět.

Default countries: (Výchozí země): vyberte jednu nebo více zemí, které mají platit pro všechny subjekty v zakázce. Pro českou nástupní skupinu obvykle stačí Czechia.
Per-subject assignment: (Přiřazení po subjektech): pod výchozím nastavením se každý řádek z vašeho hromadného vložení zobrazí jako samostatná karta. U kteréhokoliv subjektu můžete zemi přebít, aniž byste měnili výchozí hodnotu.

Každý řádek má vpravo malý dvoutlačítkový přepínač: User provides versus Subject provides. Určuje, kdo informaci o zemi dodá.

User provides (výchozí): zemi nastavíte sami, hned teď.
Subject provides: subjekt bude dotázán prostřednictvím dotazníku. Použijte v případech, kdy země pobytu nebo pracoviště ještě není jistá, nebo když chcete, aby ji subjekt potvrdil sám. Tato volba dává smysl pouze tehdy, pokud byl v Kroku 3 zapnutý přepínač Invite the subject.

Až bude mít každý řádek buď nastavenou zemi, nebo bude označen jako subject-provided, klikněte na Continue.

Kroky 5 a 6: Checks a Review

Poslední dva kroky zakázku uzavírají:

Checks: pokud zvolený rozsah ponechává nějaká rozhodnutí otevřená, například které volitelné doplňky zahrnout, učiníte je zde. U většiny předdefinovaných balíčků je tento krok rychlý.
Review: souhrn všeho, co jste nastavili, včetně ceny v kreditech ještě před potvrzením. Poslední možnost vrátit se zpět. Po potvrzení Scaut vytvoří pro každý subjekt samostatnou prověrku, všechny propojené stejnou zakázkou, a práce přejde do životního cyklu popsaného v článku Stavy zakázky vysvětleny.

Tipy pro hladký průběh hromadné zakázky

Udržujte tabulku čistou. Ořežte mezery na začátku a na konci, zejména u jmen a e-mailů. Mezera na konci e-mailu způsobí selhání doručení.
Používejte sloupec language. Pokud je seznam národnostně smíšený, nastavení jazyka po řádcích zajistí, že každý subjekt obdrží dotazník ve správném jazyce.
Začněte malým testem. Před vložením 200 řádků zkuste 2 nebo 3 se stejnou šablonou. Odhalíte tak nesoulad sloupců i problémy s e-maily dříve, než zasáhnou velkou dávku.
Začněte s nejčastější výchozí zemí. I když u některých subjektů bude potřeba přebít, je rychlejší nastavit nejčastější zemi jako výchozí a měnit jen výjimky, než nastavovat každý řádek zvlášť.
Sladěte přepínače se záměrem. Pokud chcete, aby si subjekty potvrdily vlastní data, zapněte v Kroku 3 Invite the subject a v Kroku 4 nastavte u země Subject provides. Pokud máte všechno k dispozici sami, oba nechte vypnuté a údaje doplňte.