👥 Přidat nové uživatele do organizace

Vybudujte tým ve Scautu pozváním uživatelů na platformu.

Než začnete

Důležité: Než budete moci zvát uživatele, musí být nejprve zaregistrovaní.

Pošlete e-mail svému týmu
Požádejte je, aby se zaregistrovali na https://app.scaut.com/auth/signup
Nechte je, aby vás po registraci informovali

Scaut pracuje s citlivými osobními údaji, a proto je nastavení toho, kdo co vidí, jednou z důležitějších věcí. Přidání nového uživatele je jednoduché, ale ještě před stiskem Send Invite se vyplatí promyslet, jakou roli mu dáte.

Jak se na stránku dostat

V levém dolním rohu navigačního panelu klikněte na ozubené kolečko Settings. Otevře se menu se dvěma skupinami: Organization (Settings, Members, Billing) a Developer (API Keys, Webhooks, Sandbox Mode).
Zvolte Members.

Otevře se záložka Users v nastavení organizace. Tutéž záložku najdete v horní liště, pokud už v sekci Settings jste, vedle položek General, Billing, Plan, Add-on Bundles, Governance, Connected Companies a Communication.

Co uvidíte v záložce Users

V horní části stránky se zobrazí název organizace, její krátké ID, registrační země, plán a zelený štítek Active. Pod ním karta Team members sdružuje vše, co souvisí s lidmi a jejich oprávněními.

Na první pohled stojí za pozornost tři věci:

Ukazatel obsazenosti míst, například 2 of 5 seats used. Plán omezuje, kolik aktivních uživatelů můžete mít. Když se ukazatel zaplní, musíte před pozváním dalšího uživatele někoho odebrat nebo plán navýšit.
Vyhledávací pole Search members. Praktické, jakmile tým přesáhne hrstku lidí.
Seznam členů. Každý řádek zobrazuje jméno, e-mail, role (jako drobné štítky) a stav. Vlastník účtu nese štítek OWNER, takže ho na první pohled rozpoznáte.

Pozvání nového uživatele

V pravém horním rohu karty Team members klikněte na Invite User. Otevře se panel Invite a new member.
Do pole Email address zadejte e-mail nového uživatele.
V mřížce níže vyberte jednu nebo více rolí. Role určují, co nový uživatel uvidí a co bude moci dělat. Pokud to dává smysl, lze role kombinovat. Například finanční kolega, který zároveň zadává prověrky, dostane Finance spolu s Product.
Klikněte na Send Invite. Pozvaný obdrží e-mail s odkazem pro připojení k vaší organizaci.

Pokud člověk pozvánku e-mailem přijmout nemůže, klikněte dole na Generate invite code for manual sharing. Vygenerovaný kód mu pak předáte jakkoliv jinak, například chatem, osobně nebo přes interní ticket.

Vysvětlení rolí

Role ve Scautu se sčítají. Uživatel dostane kombinaci oprávnění všech rolí, které mu zaškrtnete. Volte nejmenší množinu, která člověku umožní dělat jeho práci.

Owner (Vlastník). Plný přístup ke všemu, včetně fakturace, správy uživatelů i smazání organizace. Vyhraďte pro jednoho nebo dva lidi, kteří účet skutečně řídí.
Manager. Spravuje uživatele a nastavení. Vhodné pro vedoucí týmu, kteří mají zvát a konfigurovat, ale nepotřebují plné pravomoci vlastníka.
Finance. Omezeno na fakturaci a platby. Ideální pro účetní nebo externího finančního partnera, který nemá vidět výsledky prověrek.
Product. Zadává prověrky. Provozní role pro každého, kdo prověrky dělá denně.
Approver (Schvalovatel). Schvaluje výsledky. Užitečné tam, kde je požadována kontrola druhou osobou před finalizací výsledku.
Detail. Zobrazuje detailní výsledky prověrek. Bez této role uživatel vidí jen souhrnný výsledek (například clear nebo consider), ale ne podkladové detaily. Toto oddělení je užitečný nástroj minimalizace dat pro uživatele, kterým stačí informace, zda je kandidát v pořádku.
Member. Základní přístup a zadávání. Univerzální role pro běžné uživatele bez správcovských práv.
Developer (Vývojář). Přístup k sandbox režimu. Vyhraďte pro technické pracovníky, kteří testují API integrace nebo workflow. Pro běžné používání Scautu tuto roli nepotřebují.
Shared Manager. Spravuje sdílené subjekty. Relevantní, pokud organizace sdílí kandidáty nebo společnosti s propojenými firmami (Connected Companies).
Shared Viewer. Pouze čtení sdílených subjektů. Nejlehčí role pro externího partnera, který má potřebovat přehled, ale ne možnost zasahovat.

Panel ve výchozím stavu předvybírá roli Manager. Pokud má mít nový uživatel užší roli, předvolbu odškrtněte.

Doporučení z praxe

Volte nejmenší vhodnou roli. Z pohledu GDPR je menší okruh očí nad osobními údaji výhoda, ne komplikace. Kolega, který jen zadává prověrky, nepotřebuje Detail.
Hlídejte počet míst. Pokud se ukazatel blíží limitu, rozhodněte se ještě před pozváním, zda někoho neaktivního odebrat, nebo plán navýšit.
Pravidelně členy revidujte. Lidé mění role nebo odcházejí. Otevřete tuto stránku jednou za čtvrtletí a ověřte, že každý aktivní uživatel sem stále patří.
Vlastníků by mělo být víc, ale málo. Kvůli kontinuitě alespoň dva, ale ne mnoho dalších, protože každý vlastník může ostatní vlastníky odebrat.

Jakmile pozvaný uživatel pozvánku přijme, objeví se v seznamu členů se stejnými štítky rolí, které jste mu zvolili, a ukazatel obsazenosti míst se posune o jednu pozici výš.

Až budete chtít pokračovat, pošlete další sadu screenshotů a ideálně i pracovní název článku.