⏰ Porozumění vypršení platnosti kontrol
Co je vypršení platnosti kontroly?
Vypršení platnosti je automatický proces, který po stanovené době nečinnosti uzavírá nedokončené screeningové kontroly, aby objednávky nezůstávaly otevřené neomezeně dlouho.
Jak vypršení funguje
Automatická časová osa
Kontroly automaticky vyprší po 30 dnech bez aktivity ze strany:
- subjektu (kandidáta/zaměstnance podstupujícího screening)
- klienta (organizace, která kontrolu objednala)
Které kontroly mohou vypršet
Vypršet mohou pouze kontroly s těmito stavy:
- Čeká se na subjekt – subjekt neposkytl požadované informace
- Čeká se na organizaci – organizace neposkytla požadované upřesnění
Které kontroly nevyprší
Kontroly, které Scaut aktivně zpracovává (stav Zpracovává se), nevyprší.
Co se stane, když kontrola vyprší
Změny stavu
- Výsledek: Nastaví se na VYPRŠELO
- Stav: Změní se na DOKONČENO
Dopad na účtování
- Automatizované kontroly dokončené před vypršením jsou účtovány klientovi
- Nedokončené kontroly vyžadující součinnost subjektu se neúčtují
Uchovávání dat
Odpočet retenční doby začíná ve chvíli, kdy se kontrola přepne do stavu Dokončeno (včetně případů vypršení).
Důležitá omezení
Nelze znovu otevřít
Kontroly, jejichž platnost vypršela, nelze znovu otevřít. Pokud je screening stále potřeba, je nutné zadat novou objednávku.
Pevně daná lhůta vypršení
Klienti nemohou ovlivnit ani prodloužit 30denní lhůtu vypršení. Tento časový rámec je pevně stanoven pro všechny organizace.
Správa vypršení
Prevence vypršení
Abyste předešli vypršení kontrol:
- Pravidelně sledujte Dashboard kvůli stavům čekání
- Okamžitě reagujte na požadavky se stavem „Čeká se na organizaci“
- Kontaktujte subjekty se stavem „Čeká se na subjekt“
- Zohledněte harmonogram připomínek (zasílají se po 3, 11 a 19 dnech)
Po vypršení
Pokud kontrola vyprší a screening je stále potřebný:
- Zadejte novou objednávku požadovaných kontrol
- Informujte subjekt, že obdrží novou pozvánku
- Zvažte důvody, proč předchozí kontrola vypršela, a zvyšte tak úspěšnost dokončení
Běžné scénáře
Scénář 1: Subjekt splní požadavky jen částečně
Pokud subjekt do 30 dnů dokončí jen některé kontroly:
- Dokončené kontroly zobrazí své výsledky
- Nedokončené kontroly se zobrazí jako vypršelé
- Dokončené části se účtují
Scénář 2: Zpožděná reakce organizace
Pokud organizace neposkytne požadované informace do 30 dnů:
- Kontrola vyprší a nelze ji znovu otevřít
- Jakékoli automatizované již dokončené kontroly se účtují
- Pro pokračování ve screeningu je nutná nová objednávka
Scénář 3: Objednávka s mixem stavů
U objednávek s více kontrolami:
- Každá kontrola má svůj vlastní stav
- Některé se mohou dokončit, zatímco jiné vyprší
- Po 30 dnech vyprší pouze neaktivní kontroly
Osvědčené postupy
Aktivní monitoring
- Týdně kontrolujte Dashboard kvůli stavům čekání
- Na stav „Čeká se na organizaci“ reagujte okamžitě
- Subjekty kontaktujte před 20. dnem
Jasná komunikace
- Subjekty předem informujte o 30denní lhůtě
- Vysvětlete, že u vypršelých kontrol je nutné začít znovu
- Nastavte očekávání ohledně časových požadavků
Proaktivní řízení
- Týdně revidujte stárnoucí objednávky (15+ dní)
- Při blížícím se vypršení kontaktujte subjekty přímo
- Požadované informace poskytujte bez odkladu
💡 Tip: 30denní lhůta vypršení nelze pozastavit ani prodloužit. Pokud subjekt uvádí, že potřebuje více času, povzbuďte ho, ať do vypršení dokončí alespoň část – částečné dokončení je lepší než úplné vypršení.