📧 Porozumění připomínkám
Co jsou připomínky?
Připomínky jsou automatická oznámení zasílaná subjektům, které byly pozvány k dokončení screeningu, ale dosud neposkytly požadované informace do Scautu.
Jak připomínky fungují
Způsob doručení
- V současnosti se odesílají pouze e-mailem
- WhatsApp, SMS a další kanály již brzy
Automatizace
- Připomínky jsou plně automatizované
- Nelze je vypnout
- Klienti je nemohou ručně spouštět
Harmonogram připomínek
Scaut posílá celkem 3 připomínky ve strategických intervalech:
První připomínka – 3 dny po objednávce
Odeslána 72 hodin po počáteční objednávce, v nejbližších 11:00 CET
Příklady:
- Objednávka zadána v pondělí v 8:00 → Připomínka odeslána ve čtvrtek v 11:00 CET
- Objednávka zadána v pondělí ve 12:00 → Připomínka odeslána ve čtvrtek v 11:00 CET
Druhá připomínka – 11 dní po objednávce
Odeslána v 11:00 CET jedenáctý den po objednávce
Třetí připomínka – 19 dní po objednávce
Finální připomínka odeslána v 11:00 CET devatenáctý den po objednávce
Pro organizace
E-mailová oznámení
- Organizace (osoba, která objednávku zadala) NE dostává kopie připomínek zasílaných subjektům
- Připomínky jsou zasílány přímo pouze subjektům
Sledování připomínek
Můžete zjistit, kdy byly připomínky odeslány:
- Přejděte na obrazovku Detail objednávky
- Klikněte na jméno subjektu
- Zobrazte historii připomínek a časová razítka
Osvědčené postupy
Před zadáním objednávky
- Informujte kandidáty, že obdrží pozvánky ke screeningu
- Ověřte správnost e-mailových adres subjektů
- Upozorněte subjekty, aby zkontrolovaly složky spam/nevyžádaná pošta
Po zadání objednávky
- Sledujte na Dashboardu stav „Čeká se na subjekt“
- Pokud se blíží druhá připomínka (11 dní), zvažte přímé oslovení
- V detailu objednávky ověřte, že byly připomínky odeslány
Časté otázky
Můžu časování připomínek upravit?
Ne, harmonogram připomínek je pevně daný, aby optimalizoval míru odpovědí na základě dat Scautu.
Co když subjekt tvrdí, že připomínky nedostal?
Požádejte ho, aby:
- Zkontroloval složky spam/nevyžádaná pošta
- Ověřil správnost poskytnuté e-mailové adresy
- Kontaktoval verifications@scaut.com pro pomoc
Mohu poslat další připomínky?
Systémové připomínky sice spustit nemůžete, ale v případě potřeby můžete subjekty kontaktovat přímo.
Co se stane po třetí připomínce?
Pokud po finální připomínce nedojde k reakci, kontrola nakonec vyprší. Subjekt již nebude moci poskytovat informace (jeho přístupový kód bude zneplatněn) a pokud je screening stále vyžadován, budete muset zadat novou objednávku.
💡 Tip: Systém připomínek je navržen tak, aby vyvážil vytrvalost s respektem k poštovní schránce subjektu. Strategické načasování (3, 11 a 19 dní) je optimalizováno pro maximální míru dokončení při minimalizaci únavy z připomínek.