🔒 Porozumění uchovávání dat

Zjistěte, jak Scaut uchovává data z prověřování tak dlouho, jak potřebujete, a poté automaticky odstraní citlivé informace, aby chránil soukromí a podpořil vaše povinnosti v oblasti compliance.

Co znamená uchovávání dat

Uchovávání dat určuje, jak dlouho Scaut uchovává data z prověřování poté, co kontrola dosáhne konečného stavu. Vyvažuje vaše potřeby vedení záznamů s ochranou soukromí a regulatorními požadavky. Lhůta pro uchování začíná běžet ve chvíli, kdy kontrola dosáhne konečného stavu, nikoli při jejím zadání.

Na které kontroly se vztahuje

Uchovávání se vztahuje na kontroly, které dosáhly konečného stavu:

• Dokončeno: kontrola proběhla úspěšně.
• Neúspěšné: kontrolu nebylo možné dokončit.
• Archivováno: kontrola byla přesunuta do archivu.
• Vypršelo: objednávka vypršela před dokončením.

Podrobnosti o tom, jak funguje vypršení a archivace, najdete v článcích „Porozumění vypršení kontrol" a „Porozumění archivaci kontrol".

Co se uchovává a co se maže

Po skončení doby uchování ponechá Scaut pouze minimální záznam a citlivá data trvale smaže.

Uchová se jako minimální záznam:

• Křestní jméno
• Příjmení
• Referenční název objednávky

Trvale se smaže:

• Datum narození
• E-mailová adresa
• Telefonní číslo
• Všechny dokumenty související s kontrolou
• Podpůrná dokumentace
• Ověřovací materiály

Jak dlouho se data uchovávají

Maximum podle tarifu. Váš tarif určuje nejdelší dobu uchování, kterou si můžete zvolit:

Pokud je maximum vašeho tarifu kratší než výchozích 180 dnů, uplatní se kratší maximum. U tarifu Basic je efektivní doba 2 týdny a u tarifu Starter 90 dnů. U tarifů Starter plus a Premium se uplatní výchozích 180 dnů, pokud nenastavíte delší dobu, a to až do maxima vašeho tarifu.

Vlastní doba. Každá organizace si může ve svém nastavení určit vlastní dobu uchování. Může být kratší než výchozí a nesmí překročit maximum vašeho tarifu.

Změna nebo prodloužení doby uchování

Dobu uchování nastavujete v Nastavení správy (Governance) vaší organizace.

Chcete-li data uchovávat déle, než váš aktuální tarif umožňuje, přejděte na vyšší tarif:

• Přechod z tarifu Basic na Starter prodlouží maximum na 90 dnů.
• Přechod ze Starteru na Starter plus jej prodlouží na 12 měsíců.
• Přechod ze Starter plus na Premium jej prodlouží na 24 měsíců.

Pro možnosti přechodu na vyšší tarif kontaktujte sales@scaut.com. Přechod na vyšší tarif prodlouží dobu uchování u kontrol, které spustíte po přechodu. Zpětně neprodlužuje dobu uchování u kontrol, které již existují.

Pokud přejdete na nižší tarif

• Kontroly, které již existují, si ponechají svou dobu uchování až do jejího vypršení.
• Nové kontroly se řídí maximem nižšího tarifu.
• Před přechodem na nižší tarif si vyexportujte všechny reporty, které potřebujete.

Smazání je trvalé

⚠️ Jakmile jsou citlivá data na konci doby uchování smazána, nelze je obnovit. Než doba uchování u kontroly vyprší:

• Stáhněte si všechny reporty, které potřebujete.
• Vyexportujte si veškerá data, která potřebujete uchovat dlouhodobě.
• Nastavte dobu uchování tak, aby odpovídala tomu, jak dlouho data skutečně potřebujete.

Žádosti subjektů údajů

Pokud subjekt požádá o smazání svých údajů, žádost se vyřizuje v souladu s nastavenou politikou uchování vaší organizace a právními povinnostmi, které se na vás vztahují. Protože správný postup závisí na vaší jurisdikci a vaší roli správce údajů, ověřte si postup u konkrétní žádosti se svým pověřencem pro ochranu osobních údajů (DPO) nebo právním poradcem.

Příklad časové osy

1. Den 0: kontrola dosáhne konečného stavu a začne běžet lhůta pro uchování.
2. Během doby uchování: je k dispozici úplný záznam včetně citlivých dat.
3. Konec doby uchování: citlivá data jsou trvale smazána a zůstává pouze minimální záznam (jména a referenční název objednávky).

Kontrola se může také automaticky archivovat ještě před koncem doby uchování, podle vašeho nastavení. Archivace nemění pravidla uchování. Viz článek „Porozumění archivaci kontrol".

Doporučené postupy

• Nastavte nejkratší dobu, která vyhovuje vašim potřebám.
• Zapište si odůvodnění své politiky uchování.
• Pravidelně kontrolujte své nastavení uchování.
• Zvažte, zda různé typy kontrol nebo odvětví nevyžadují různé doby.

Doporučené doby uchování

Jde pouze o výchozí orientační hodnoty. Doby delší než maximum vašeho tarifu vyžadují tarif, který je podporuje.

💡 Tip: u každé klíčové kontroly si nastavte připomínku v kalendáři před vypršením doby uchování, abyste si mohli stáhnout reporty nebo vyexportovat data, dokud je úplný záznam ještě k dispozici. Pamatujte, že přechod na vyšší tarif prodlužuje dobu uchování pouze u budoucích kontrol, nikoli u těch, které již existují.