Filtrování transakcí

Seznam transakcí může rychle narůst, zejména během rušného měsíce nebo u většího týmu. Panel Filters je v horní části seznamu a umožňuje zúžit jej přesně na transakce, které vás zajímají, ať už jde o odsouhlasení útraty za tento měsíc, dohledání nezaplacených zakázek, nebo audit konkrétního období.

Jak se sem dostat

Panel filtrů je v horní části seznamu transakcí. Kliknutím na záhlaví Filters jej rozbalíte nebo sbalíte. Malý číselný odznak vedle slova Filters ukazuje, kolik filtrů je aktuálně aktivních, takže na první pohled poznáte, zda je zobrazený seznam filtrovaný, nebo úplný. Tlačítko Clear Filters vpravo nahoře jedním kliknutím vrátí vše do výchozího zobrazení.

Panel je rozdělen do dvou částí: Quick Filters pro běžné případy a Advanced Filters pro přesné řízení.

Quick Filters (Rychlé filtry)

Rychlé filtry pokrývají tři otázky, které si lidé o transakcích kladou nejčastěji. Každý z nich je výběr období se stejnou sadou možností: This Month, Last Month, This Year a Last Quarter. Zvolte období a seznam se okamžitě aktualizuje.

Order Transactions Completed: zobrazí transakce zakázek se stavem zaplaceno a datem dokončení ve zvoleném období. Toto použijte na otázku "kolik jsme tento měsíc skutečně utratili".
Orders Created: filtruje podle data vytvoření transakce, bez ohledu na to, zda byla zaplacena. Použijte k zobrazení toho, co bylo v daném období objednáno, včetně dosud neuhrazených položek.
Pending Order Transactions: zobrazí pouze transakce vytvořené v daném období, které nebyly zaplaceny. Toto je zobrazení pro dohledávání neuhrazených nebo otevřených položek.

Rozdíl mezi dokončeno a vytvořeno je podstatný. Transakce může být vytvořena v jednom měsíci a dokončena v jiném, takže tatáž transakce se může objevit pod různými obdobími podle toho, který filtr použijete. Zvolte ten, který odpovídá otázce, na kterou hledáte odpověď.

Advanced Filters (Pokročilé filtry)

Když kalendářní období není dostatečně přesné, pokročilé filtry poskytují přesné řízení. Jsou rozděleny do dvou bloků: Time Frame a Status Filter.

Time Frame (Časový rámec)

Tento blok umožňuje definovat vlastní časové okno místo přednastaveného období. Jsou zde dvě dvojice datových polí a rozdíl mezi nimi je důležitý:

Created At From a Created At To: vymezují okno podle toho, kdy byla transakce vytvořena. Jde o datum, kdy byla zakázka nebo poplatek poprvé zadán.
Completed At From a Completed At To: vymezují okno podle toho, kdy skutečně došlo k poplatku a pohybu kreditů. Jde o datum finanční události, které obvykle potřebujete pro účetnictví a odsouhlasení.

Kliknutím na kterékoliv pole otevřete kalendář. Mezi měsíci se pohybujete šipkami, kliknutím na den jej vyberete, tlačítko Today slouží pro rychlý skok na dnešek a Clear pole vyprázdní. Můžete nastavit jen datum From pro vše od určitého okamžiku, jen datum To pro vše do určitého okamžiku, nebo obojí pro vymezení přesného rozsahu. Obě dvojice lze kombinovat, například pro nalezení transakcí vytvořených v jednom čtvrtletí, které byly dokončeny až v dalším.

Status Filter (Filtr stavu)

Tento blok zužuje seznam podle toho, o jaký typ transakce jde a v jakém je finančním stavu. Obsahuje tři rozbalovací nabídky:

Type: filtruje podle typu transakce. Jde o vícenásobný výběr s vyhledávacím polem a možnostmi Order, Bundle a Credit. Zaškrtnutím jedné nebo více možností je zkombinujete, nebo ponechte All Types. Vyhledávací pole využijete, pokud je seznam typů dlouhý. Vícenásobný výběr je užitečný například tehdy, když chcete vidět zakázky a balíčky společně, ale vyloučit samostatné pohyby kreditů.
Payment Type: filtruje podle použité platební metody, Card, Wallet nebo Team. Ponecháním All Payment Types zahrnete všechny metody.
Status: filtruje podle toho, zda byla platba dokončena. Ponecháním All Status zobrazíte vše bez ohledu na stav platby.

Jak filtry fungují společně

Všechny aktivní filtry se uplatňují současně a seznam zužují kumulativně. Nastavení období v Quick Filter a následné přidání typu Order zobrazí pouze transakce zakázek v daném období, nikoliv jedno nebo druhé. Odznak vedle slova Filters počítá vše, co je aktuálně aktivní, takže pokud seznam vypadá nečekaně krátký, rozbalte panel a zkontrolujte, co je aktivní.

Praktický postup pro většinu úloh:

Začněte rychlým filtrem (Quick Filter), který odpovídá vaší otázce (dokončeno, vytvořeno, nebo neuhrazeno).
Pokud potřebujete užší okno, přepněte na pole Time Frame a nastavte přesný rozsah. Vědomě se rozhodněte, zda filtrujete podle data vytvoření, nebo dokončení, protože odpovídají na různé otázky.
Dále zužte pomocí Type, Payment Type nebo Status podle potřeby.
Po dokončení klikněte na Clear Filters, aby další člověk nebo další úloha začínaly od úplného seznamu.

Praktické tipy

Sladěte datový filtr s otázkou. "Kolik jsme utratili" je otázka na dokončené transakce. "Co jsme objednali" je otázka na vytvořené. Jejich záměna je nejčastější příčina, proč součet vypadá špatně.
Sledujte odznak aktivních filtrů. Přetrvávající filtr z předchozí úlohy je obvyklé vysvětlení transakce, která "by tam měla být, ale není".
Kombinujte Type jako vícenásobný výběr. Nemusíte filtrovat na jediný typ. Výběr Order a Bundle společně, s vyloučením Credit, je často přesně to, co odsouhlasení potřebuje.
Při předání práce filtry vyčistěte. Zobrazení není osobní. Jeho vyresetování zabrání zmatení dalšího člověka, který seznam otevře.