🔄 Sdílení subjektů mezi organizacemi

Seznamte se s tím, jak sdílet výsledky screeningu s partnerskými organizacemi pomocí zabezpečené funkce sdílení Scautu.

Poznámka: Sdílení je dostupné pouze u tarifů Premium.

Přehled

Funkce sdílení umožňuje organizacím bezpečně sdílet výsledky screeningu subjektů s jinými organizacemi, a tím podpořit spolupráci při zachování soukromí dat a kontroly.

Krok 1: Propojte organizace

Před sdílením subjektů je nutné navázat propojení.

Získání UUID vaší organizace

Přejděte do Nastavení organizace
Vaše UUID je zobrazeno pod názvem organizace
Alternativa: Přejděte na kartu Propojené společnosti a zobrazte si své UUID

Přidání propojení

Jako sdílející organizace:

Sdělte své UUID organizaci, se kterou chcete sdílet
Počkejte, až vaše UUID přidají do svého systému
Po přidání se objeví v seznamu dostupných organizací

Jako přijímající organizace:

Získejte UUID od sdílející organizace
Přejděte do Nastavení organizace → karta Propojené společnosti
Klikněte na Připojit organizaci
Zadejte poskytnuté UUID
Klikněte na Přidat propojení

Správa propojení

Každá organizace vidí všechny své propojené organizace
Propojení musí být vytvořeno před jakýmkoli sdílením
Současně lze propojit více organizací

Krok 2: Sdílejte subjekty nebo štítky

Po navázání propojení můžete sdílet dvěma způsoby:

Možnost 1: Sdílet jednotlivé subjekty

Přejděte na subjekt, který chcete sdílet
Klikněte na tlačítko Sdílet na stránce subjektu
Vyberte jednu či více organizací ze seznamu propojených
Zvolte úroveň sdílení (viz Úrovně přístupu níže)
Potvrďte sdílení

Výhody:

Přesná kontrola nad tím, co se sdílí
Možnost sdílet jeden subjekt s více organizacemi
Ideální pro spolupráci na konkrétních případech

Možnost 2: Sdílet podle štítků

Definujte jeden či více štítků ke sdílení
Vyberte organizace ze seznamu propojených
Zvolte úroveň sdílení
Všechny subjekty s těmito štítky se budou sdílet automaticky

Výhody:

Automatické sdílení podle kategorií
Efektivní pro dlouhodobá partnerství
Dynamické aktualizace při přidávání štítků subjektům

Úrovně přístupu

Při sdílení musíte zvolit úroveň informací:

Plné informace

Kompletní přístup ke všem detailům kontrol
Možnost generovat detailní reporty
Podobné oprávněním role „Detail“

Pouze přehled

Omezeno na souhrnné informace
Možnost generovat pouze souhrnné reporty
Podobné oprávněním role „Member“

Správa sdílených subjektů

Zobrazení sdílení

Na stránce subjektu můžete:

Vidět, které organizace mají přístup
Zobrazit úroveň sdílení pro každou organizaci
Sledovat, kdy bylo sdílení zavedeno

Odebrání sdílení

Otevřete daný subjekt
Zobrazte aktuální sdílení
Vyberte organizace k odebrání
Potvrďte odebrání přístupu

Aktualizace sdílení založeného na štítcích

Štítek odebrán ze subjektu: Subjekt je automaticky odebrán ze sdílení
Štítek přidán subjektu: Subjekt je automaticky přidán do existujících sdílení podle štítků
Sdílení odebráno: Všechny subjekty s daným štítkem ztratí sdílený přístup

Důležité aspekty

Uchovávání dat

Sdílené subjekty se řídí stejnými pravidly uchování jako lokální subjekty
Po uplynutí doby uchování jsou data smazána pro všechny organizace
Sdílející i přijímající strana musí dodržovat zásady uchování

Viditelnost štítků

Štítky subjektu nejsou pro přijímající organizace viditelné
Výjimka: Štítky použité ke sdílení jsou viditelné pro zachování kontextu
Organizace nevidí jiné interní štítky

Oprávnění a kontrola

Sdílení může měnit nebo odebrat pouze sdílející organizace
Přijímající organizace mají přístup pouze pro čtení
Úroveň sdílení nelze po vytvoření změnit (je nutné odebrat a znovu nasdílet)

Osvědčené postupy

Před sdílením

✅ Ověřte, že máte vhodný souhlas ke sdílení dat ✅ Potvrďte identitu přijímající organizace přes UUID ✅ Zdokumentujte dohody o sdílení mezi organizacemi ✅ Zvažte vhodnou úroveň přístupu

Během sdílení

✅ Používejte štítky pro kategorie vyžadující pravidelné sdílení ✅ Jednorázové či citlivé případy sdílejte individuálně ✅ Pravidelně revidujte aktivní sdílení ✅ Sledujte, kdo má k jakým informacím přístup

Bezpečnostní hlediska

Každé propojení vyžaduje explicitní výměnu UUID
Sdílení lze kdykoli zrušit
Veškeré aktivity sdílení jsou auditovány
Data zůstávají během přenosu šifrovaná

Běžné příklady použití

Náborové agentury a klienti

Agentura sdílí screeningy kandidátů s firmami–klienty
Používejte štítky jako „ClientA-Candidates“ pro automatické sdílení
Klient vidí výsledky, ale nemůže měnit objednávky

Multi-entitní organizace

Mateřská společnost sdílí screeningy s dceřinými firmami
Regionální pobočky sdílejí přeshraniční kontroly zaměstnanců
Centralizovaný screening s distribuovaným přístupem

Správa dodavatelů

Hlavní dodavatel sdílí screeningy subdodavatelů
Sdílení dle projektů pomocí projektových štítků
Dočasný přístup, který lze po projektu zrušit

Řešení problémů

Organizace není vidět v seznamu

Ověřte, že jste přidali jejich UUID správně
Zkontrolujte překlepy v UUID
Ujistěte se, že bylo propojení řádně uloženo

Sdílený subjekt není vidět

Potvrďte, že sdílení proběhlo úspěšně
Zkontrolujte, zda je štítek stále aplikován (u sdílení dle štítků)
Ověřte, že uživatelé přijímající organizace mají správná oprávnění

Nelze odebrat sdílení

Sdílení může odebrat pouze sdílející organizace
Zkontrolujte, zda máte odpovídající uživatelská oprávnění
Ujistěte se, že se díváte z účtu sdílející strany

💡 Tip: Vytvořte si konvenci pojmenování štítků pro sdílení, abyste udrželi pořádek a rychle poznali, které subjekty se sdílejí a s kým. Dokumentujte své vztahy sdílení a pravidelně auditujte aktivní sdílení, abyste zajistili soulad s požadavky na ochranu dat.